Razón social: FUNDACIÓN ALVARALICE

NIT: 805028307-8

Domicilio: CRA 100 # 16-20, oficina 501. CALI (VALLE DEL CAUCA)

Teléfono: (2) 333 1230

Correo electrónico: info@alvaralice.org

1. NORMATIVIDAD LEGAL Y AMBITO DE APLICACIÓN: La presente política de tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias y será aplicada por FUNDACIÓN ALAVARALICE para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos
2. DEFINICIONES: Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de datos: Conjunto de datos que será objeto de
• Dato personal: Cualquier información que asocie a una o varias personas naturales.
• Dato público: Datos contenidos en documentos públicos, cuya protección no se encuentra relacionada con el ámbito de protección del derecho a la intimidad, sino que recae del derecho a recibir información.
• Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
• Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el
• Dato sensible: Es aquel dato personal de especial protección, por cuanto afecta la intimidad del titular y su tratamiento puede generar discriminación. No puede ser objeto de tratamiento a menos que sea requerido para salvaguardar un interés vital del titular o este se encuentre incapacitado y su obtención haya sido autorizada expresamente.
• Titular: Persona natural dueña de los datos que se están
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, privada o pública, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o tratamiento de los

3. FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS: FUNDACIÓN ALVARALICE utilizará los datos personales para:

• Pago de obligaciones contractuales con sus proveedores, empleados y clientes.
• Informar sobre nuevos eventos, proyectos sociales o servicios y/o sobre cambios en los
• Proveer los servicios requeridos por las personas que se ven beneficiados por sus proyectos sociales (clientes).
• Realizar estudios internos y análisis numéricos sobre los proyectos  sociales y los
• Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria sobre servicios, proyectos, programas y/o eventos de tipo social o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, adelantadas por FUNDACIÓN ALVARALICE y/o por terceras personas o entidades asociadas a ésta.
• Soportar procesos de auditoria interna o
• Realizar procesos de selección, evaluación y vinculación de empleados.
• Registrar la información de donantes (proveedores), empleados y de las personas que se benefician con los programas sociales de la Fundación (clientes), en la base de datos de FUNDACIÓN
• Los indicados en la autorización otorgada por el titular del dato o las descritas en las POLÍTICAS DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE FUNDACIÓN
• Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas o fundaciones filiales, vinculadas, o subordinadas de FUNDACIÓN ALVARALICE ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados. Respecto de los datos (i) recolectados directamente en los puntos de seguridad, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas a FUNDACIÓN ALVARALICE, éstos se utilizarán para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de FUNDACIÓN ALVARALICE y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso. Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, FUNDACIÓN ALVARICE no procederá a vender, licenciar, o divulgar la misma, salvo que: (i) exista autorización expresa para hacerlo; (ii) sea necesario para permitir a los contratistas, empresas o fundaciones filiales, vinculadas, subordinadas o agentes prestar los servicios encomendados; (iii) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios, programas y proyectos y/o eventos sociales; (iv) la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición u otro proceso de restructuración de la Fundación; (vi) que sea requerido o permitido por la ley. FUNDACIÓN ALVARALICE podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, FUNDACIÓN ALVARALICE advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

4. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: El tratamiento de datos personales en FUNDACIÓN ALVARALICE se regirá por los siguientes principios:

• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la Ley, la cual debe ser informada al
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a  Tratamiento debe ser veraz, completa,  exacta,  actualizada,  comprobable  y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le
• Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de FUNDACIÓN ALVARALICE se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento. PARÁGRAFO PRIMERO: Cuando se requiera recolectar datos personales sensibles, el titular podrá negarse a autorizar su FUNDACIÓN ALAVARALICE se compromete a informar al titular de forma explícita y previa, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como a obtener su consentimiento expreso.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES OBJETOS DE TRATAMIENTO POR FUNDACIÓN ALVARALICE: Los titulares de datos personales por sí o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente podrá ejercer los siguientes derechos, con respecto a los datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de FUNDACIÓN ALVARALICE:

• El titular podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de FUNDACIÓN ALVARALICE para efectos de consulta y de manera gratuita al menos una vez al mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
• Derecho a solicitar prueba de la autorización, salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera  de  la  autorización para realizar el
• Derecho a ser informado respecto del uso del dato
• Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos
• Derecho de actualización, rectificación y supresión, en virtud del cual podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, cuando en éste no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y
• Derecho a requerir el cumplimiento de las órdenes emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos del ejercicio de los derechos antes descritos tanto el titular como la persona que lo represente deberá demostrar su identidad y, de ser el caso, la calidad en virtud de la cual representa al titular. PARÁGRAFO SEGUNDO: Los derechos de los menores de edad serán ejercidos por medio de las personas que estén facultadas para representarlos.

6. DEBERES DE FUNDACIÓN ALVARALICE:

• Cuando actúa como responsable de los datos personales: i) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la  respectiva autorización otorgada por el titular, ii) Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada, iii) Informar a  solicitud  del titular  sobre  el uso dado  a sus datos personales,  iv) Tramitar  las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política, v) Conservar la información bajo  las  condiciones  de  seguridad  necesarias para impedir su adulteración,  pérdida, consulta,  uso o acceso  no autorizado o fraudulento, vi) Actualizar la información cuando sea necesario,  vii) Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
• Deberes cuando actúa como Encargado del tratamiento de datos personales: i) Establecer que el Responsable del tratamiento esté autorizado para suministrar los datos personales que tratará como Encargado, ii) Garantizar al titular, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, iii) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, iv) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos, v) Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo, vi) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente política, vii) Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se establece en la presente política, viii) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal, ix) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio, x) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto, xi) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares, xii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un encargado: i) Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado. Para efectos de la transmisión nacional o internacional de los datos se deberá suscribir un contrato de transmisión de datos personales o pactar cláusulas contractuales según lo establecido en el artículo 25 del decreto 1377 de 2013, ii) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, iii) Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada, iv) Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes, v) Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular, vi) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• DEBERES DE FUNDACIÓN ALVARALICE CON RESPECTO A LA SUPERINTENDENCIA DE INDUTRIA COMERCIO: i) Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y la existencia de riesgos en la administración de la información de los titulares, ii) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. Solicitud de autorización al titular de los datos personales: Con anticipación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, FUNDACIÓN ALVARALICE solicitará al titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato y, en todo caso, con observancia de las disposiciones legales que rigen sobre la materia.
8. AVISO DE PRIVACIDAD: En el evento en el que FUNDACIÓN ALVARALICE no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, éste podrá encontrar el aviso de privacidad en la página web de la Fundación.
9. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES: FUNDACIÓN ALVARALICE solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
10. ÁREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DEL DATO PERSONAL: El área administrativa de FUNDACIÓN ALVARALICE será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en el numeral 5 de la presente política, a excepción del descrito en su literal d). Para tales efectos, el titular del dato personal  o  quien ejerza su representación podrá enviar su petición, queja o reclamo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:30 pm y de 1:30 pm a 6:00 p.m. al correo electrónico info@alvaralice.org, llamar a la línea telefónica de FUNDACIÓN ALVARALICE en Cali (Valle del Cauca), teléfono (2) 3331230, o radicarla en las siguiente dirección que corresponde a nuestra oficina: CRA100 # 16-20, oficina 501. CALI (VALLE  DEL CAUCA), la queja o reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien  reciba  el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor  a dos (2) días  hábiles.  Dicha  leyenda  deberá  mantenerse  hasta  que  el  reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
11. MEDIDAS DE SEGURIDAD: En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, FUNDACIÓN ALVARALICE adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

Atentamente,